電話対応の「分離」で現場が変わる。事務負担を大幅軽減し、直売所スタッフの生産性が向上。

1. 導入前の課題：2種類の電話対応に追われる現場

当園では、「贈答・地方発送に関する問い合わせ」と、「直売所での取り置き注文」という、性質の異なる2種類の電話対応が繁忙期に集中していました。

特に「取り置き」の電話は、注文内容の聞き取り、在庫確認、手書きでの注文票作成、そして受渡時に必要な領収書の発行準備と、すべての工程でスタッフの手作業が発生し、担当者は電話につきっきりになる状態でした。

これにより、直売所での対面接客がおろそかになるだけでなく、事務作業で発生する工数が、スタッフの大きな負担となっていました。

2. 導入の決め手：電話窓口の「分離」と「請求業務の効率化」

アクセプティアの導入を決定づけたのは、「取り置きの注文窓口をLINEに一本化し、電話対応を分離できる」点でした。

• 取り置き窓口の完全デジタル化： 取り置き注文をアクセプティア（LINE）に限定することで、電話窓口から完全に切り離しました。
• オンライン決済機能（スタンダードプラン）： スタンダードプランのオンライン決済機能により、注文時に事前決済が可能となり、直売所での煩雑な領収書発行業務を同時に解消できると判断しました。

3. 導入後の効果：「本業」に集中できる環境へ

アクセプティアの導入後、現場の状況は劇的に改善されました。

1. 電話対応の明確な分離と負担軽減

取り置きに関する電話がほぼゼロになったため、担当者の電話対応は「贈答・地方発送」の応対がメインとなり、集中すべき顧客への対応に専念できるようになりました。これにより、電話につきっきりだった担当者の精神的・肉体的負担が大幅に軽減されました。

2. 事務負担の解消と生産性の向上

オンライン決済の活用により、注文ごとに手書きで領収書を用意する必要がなくなり、受渡時の事務作業（領収書発行、現金管理）が大幅に削減されました。

その結果、直売所のスタッフは、対面接客や商品の陳列、在庫管理といった生産性の高い業務に時間を割り振れるようになり、店舗全体の運営効率が向上しました。

💬 お客様の声

「アクセプティアで取り置き窓口を一本化したことで、電話の対応量が減っただけでなく、何より領収書の発行作業がなくなったのが大きかったです。これだけで、スタッフの負担は大きく軽減されました。創出された時間を、お客様への丁寧な接客や、質の高い商品の選果に使えるようになり、アクセプティアは業務の最適化に欠かせないシステムになっています。」